Jak skutecznie organizować swój czas w pracy, by odnosić sukcesy i uniknąć stresu?

Poznaj najlepsze strategie organizacji czasu!!!

Aby efektywnie wykonywać swoją pracę i z powodzeniem realizować swoje cele zawodowe musisz oprócz adekwatnej do stanowiska wiedzy, wykształcenia i doświadczenia posiadać szereg podstawowych, istotnych kompetencji osobistych. Tak więc w zależności od stanowiska i charakteru pełnionych obowiązków będą to w różnym stopniu, przede wszystkim takie zasoby jak: samodyscyplina, motywacja, umiejętność wyznaczania celów, planowanie strategiczne, zdolność ustalania priorytetów, dobra komunikacja, umiejętność współpracy i doskonała umiejętność zarządzania swoim czasem. W tym artykule poruszę właśnie ten dość istotny element, z którym wiele osób ma problem, a więc umiejętność zarządzania czasem.

Bardzo często, brak tej kompetencji przyczynia się do wielu problemów z zarządzaniem swoją energią, niedotrzymywaniem ustalonych terminów, co bezpośrednio implikuje takie negatywne zjawiska jak wysoki poziom stresu, napięcia, konflikty i zaburzanie harmonii funkcjonowania zespołu, co finalnie przekłada się na to, że pracownik staje się mniej wydajny, częściej się myli, nie realizuje na czas swoich zadań, a firma zaczyna mieć spore problemy z realizacją swoich nadrzędnych celów. Firma działa, jak zespół naczyń połączonych, wzajemnie powiązanych i problemy z dotrzymaniem terminów w jednym dziale wpływają na całościowe funkcjonowanie organizacji.

Pamiętaj! Czas to pieniądz!

Ta zasada jest doskonale znana w biznesie. Kiedy masz coraz większą ilość spraw i zadań do wykonania, to właśnie czas oraz umiejętność jego efektywnego wykorzystania w znacznym stopniu decyduje o sukcesie. Musisz zdać sobie sprawę, że czas jest naszym najważniejszym zasobem, do wykorzystania oraz, że jako jedyny z zasobów jest bezcenny, ograniczony i nieodnawialny. Dlatego, tak ważna jest ta świadomość i umiejętność dobrej organizacji czasu, tak by go jak najlepiej wykorzystać.

Jeśli masz problem z tą umiejętnością, to doskonale rozumiem Cię, że często uważasz, że:
• Doba jest dla mnie zbyt krótka;
• Nie mam wiecznie czasu;
• Nie mogę się wyrobić;
• Czas ucieka mi przez palce;
• Gdyby tak doba miała 48h etc…

Pewnie czasem zadajesz sobie pytanie: ,, Co zrobić, aby doba była dłuższa?” ,,Co zrobić, abym miał więcej czasu?”

Za chwilę zdradzę Ci kilka skutecznych sposobów, które zastosowane pomogą Ci rozwiązać ten problem. Pozwól najpierw, że zacytuję Ci pewne statystyki:
• Doba ma 86400 sekund;
• Sen zabiera około 25200 sekund;
• Poranne mycie zębów 120 sekund;
• Śniadanie ok. 1000 sekund;
• Stanie w korku, gdy jedziesz do pracy to ok. 1800 sekund;
• Praca w wymiarze całego etatu to ok. 28800 sekund.

Badania, dotyczące zarządzania czasem managerów, przeprowadzone w Kanadzie doprowadziły do niezwykłych wniosków:
• Managerowie spędzają 20-60% czasu w pracy na różnych zebraniach i naradach;
• Managerowie w ciągu dnia zajmują się od 40 do 500 sprawami, zamiast 15 najważniejszymi i wcześniej zaplanowanymi;
• Managerowie bardzo mało zadań delegują innym pracownikom

Jak widzisz nie są to zbyt pozytywne statystyki. Dlatego właśnie odpowiedz sobie szczerze na te kilka pytań:
• Ile teraz zadań w ciągu dnia realizujesz?
• Czy jest ich za dużo, czy może za mało? Z czego wynika obecna tendencja?
• Które z zadań spokojnie możesz oddelegować, a którymi sprawami w ogóle możesz przestać się zajmować?
Tak jak wcześniej obiecałem podam Ci teraz kilka najskuteczniejszych metod zarządzania czasem:

TECHNIKA SMART
Mówi ona, że tajemnica efektywnego zarządzania czasem tkwi w Twojej świadomości najważniejszych celów, jakie musisz zrealizować. Technika ta uczy prawidłowego sposobu ustalania celów. Nazwa SMART pochodzi od pierwszych liter pięciu składowych dobrze postawionego celu. Wg tej metody cel powinien być:
• Specific – Specyficzny;
• Mesaurable – Mierzalny;
• Ambitious – Ambitny;
• Realistic – Realistyczny;
• Time-limit – Określony w czasie

Powyższy model oznacza, że Twój cel powinien być prosty i konkretny, czyli taki aby nawet dziecko go zrozumiało o co chodzi. Powinien być również mierzalny, po to by można było prosto ocenić czy czynisz postępy i w jakim stopniu przybliżasz się do jego realizacji. Cel powinien również być wyraźnie określony w czasie, czyli ustalasz sobie termin jego realizacji lub terminy realizacji poszczególnych etapów osiągania celu. Inaczej staje się on tylko mglistym marzeniem, które może kiedyś, w bliżej nieokreślonej przyszłości się spełni.

Twój cel powinien być tez ambitny, stanowić pewnego rodzaju wyzwanie. Wówczas dla podświadomości będzie wydawał się bardziej atrakcyjny i chętniej będzie go realizować. Twój cel nie może być zbyt trudny, ani zbyt łatwy. Powinien być realistyczny i osiągalny, na Twoją obecną miarę.

Kiedy stawiasz sobie cel to musisz wierzyć, że uda Ci się go zrealizować oraz, że masz wymagane zasoby do jego osiągnięcia. Twoje zasoby mogą być wewnętrzne ( wiedza, zdolności, talent, wykształcenie, doświadczenie i umiejętności) i zewnętrzne ( pieniądze, sprzęt, narzędzia, kontakty etc…).

Dobrze postawiony cel powinien być określony w czasie, czyli musi mieć określony konkretny efekt i termin realizacji. To pomoże Ci uzmysłowić gdzie jesteś dziś, gdzie musisz być za tydzień, miesiąc czy rok.
Pamiętaj też, by swój cel zapisać na kartce, jako zdanie twierdzące, pozytywne i w trybie dokonanym oraz umieścić tę kartkę w widocznym miejscu, tak by ciągle mieć go przed oczami, myśleć o nim, a wtedy Twój umysł będzie stale inspirować się i wspierać Cię w szukaniu rozwiązań i realizacji celu.

Przykładowe prawidłowe sformułowanie celu:
• Ja Andrzej do maja 2015 roku otwieram 3 nowe punkty sprzedaży w Warszawie.
• Ja Gosia w styczniu 2016 awansuję na Szefa działu marketingu w firmie X

Cele, które są zapisane mobilizują Cię do ich wykonania, a tylko 3% ludzi zapisuje swoje cele. Były kiedyś prowadzone badania na temat osiągania celów życiowych i wyraźnie pokazały, że osoby które zapisują swoje cele osiągają je znacznie częściej i znacznie szybciej, niż Ci którzy mieli je tylko w głowie.

Wszystkie Twe plany, które masz zapisane w zeszycie, kalendarzu pomagają też uwolnić umysł od ciągłego zastanawiania się, co jeszcze powinno się zrobić, na jakie zebranie się umówić i jakie decyzje podjąć.

Chcesz poznać 4 proste kroki do zwiększenia produktywności? Oto one:

1. Skoncentruj się na swych celach i obecnych działaniach. Jasno i klarownie określ swe dążenia i zapisuj swoje cele. Za każdym razem zadawaj sobie pytania: Co robię? Co chcę dzięki temu osiągnąć? Jakie mam możliwości? Z jakimi trudnościami mogę się spotkać w trakcie realizacji zadania? Uwaga: Gdy napotkasz trudności po drodze, wróć do punktu wyjścia i znów zadaj sobie te same pytania – Co próbuję zrobić oraz jak mam to osiągnąć?
2. Przygotuj szczegółowy plan działań swojej pracy. Zadaj sobie teraz pytanie: Jak chcę to osiągnąć? Na tym etapie określ bardzo wyraźnie, dokąd zmierzasz i jaki jest cel twoich wysiłków.
3. Wyznacz sobie jasne i klarowne priorytety. Kiedy będziesz ustalać ich rangę koniecznie pamiętaj o ważności w odniesieniu do tego, co chcesz osiągnąć. Przez cały czas na tym etapie kieruj się Zasadą Pareto 80/20 i stale zadawaj sobie pytania: W jaki sposób to, czym się teraz zajmuję przybliża mnie do realizacji mojego celu? Czy to, co robię w tej chwili jest dziś dla mnie najważniejsze?
4. Skoncentruj się na tym co jest dziś i w ogóle najważniejsze i właśnie temu działaniu poświęć jak najwięcej czasu, uwagi, energii i zaangażowania.

Niby wydają się to oczywiste rzeczy, ale odpowiedz sobie szczerze, czy stosujesz się do nich w swoim życiu. Jeśli nie, to zacznij, a w ten sposób ułatwisz sobie swoją codzienną pracę i zyskasz dodatkowy cenny czas. Nie będziesz wtedy go tracił na robienie mało istotnych rzeczy, które długofalowo nie przybliżają Cię do realizacji Twych najważniejszych życiowych celów. Zapewne pamiętasz te momenty, gdy odczuwałeś satysfakcję i dumę z dobrze wykonanej pracy.

Wiedz o tym, iż to właśnie dzięki koncentracji byłeś w stanie odnosić te sukcesy. W celu właściwego zarządzania własnym czasem potrzeba Ci samoorganizacji i samodyscypliny. Dzięki samodyscyplinie stajesz się kierownikiem swojego czasu i wtedy to Ty decydujesz, które działania przyniosą Ci większe korzyści. Jedne osoby posiadają tę umiejętność dobrze wykształconą, w toku wychowania i dzięki wyniesionym wzorcom i wypracowanym strategiom. Jeśli jednak masz z tym nawykiem problem, może początkowo wydawać Ci się to bardzo ciężką i mozolną pracą.

Pamiętaj jednak, że naprawdę warto nad tym pracować, aby planowanie i dobra organizacja dnia pracy stała się Twoim automatycznym codziennym nawykiem, gdyż ta postawa bardzo zaprocentuje w Twoim życiu.

Planowanie to podstawa i dobry plan porządkuje nasze działania, ale pamiętaj tez o tym, że nie na wszystkie czynniki mamy wpływ i warto dlatego być elastycznym. Często w ciągu dnia może zdarzyć się coś nieoczekiwanego, czego nie było w planie dnia i wtedy warto wykazać się elastycznością i kreatywnością i na bieżąco modyfikować swoje plany.

Mam teraz dla Ciebie kolejne pomocne narzędzie do zarządzania czasem.

Jest to Matryca Eisenhowera, nazywana inaczej siatką, systemem, kwadratem lub matrycą priorytetów. Wiedz o tym, iż w środowisku zawodowym ma ona bardzo praktyczne zastosowanie w procesie planowania i zarządzania zadaniami do realizacji. Na czym polega ten model? Na kartce rysujesz kwadrat i dzielisz go na 4 ćwiartki.

1. W ćwiartce 1 wpisujesz zadania ważne i pilne. Te zadania to tzw. Pożary do ugaszenia, trzeba je wykonać jak najszybciej i z jak najlepsza precyzją.
2. W ćwiartce 2 wpisujesz zadania ważne, ale niepilne. Te zadania należy świetnie zaplanować w czasie. Są one bardzo ważne w kontekście celów długoterminowych. Dobre ich zaplanowanie, monitorowanie i sukcesywne realizowanie pomoże zapobiec temu, aby wylądowały w pierwszej ćwiartce. Pamiętaj, że kiedy zajmujesz się tylko zadaniami pilnymi możesz popełnić wiele błędów.
3. W 3 ćwiartce wpisz sprawy pilne , ale nieważne. Są to zadania, które spokojnie możesz delegować innym, a wynika to założenia, że nie powinno się tracić czasu i energii na zadania nieważne.
4. Ćwiartka 4 to zadania nieważne i niepilne, tak więc spokojnie możesz sobie je odpuścić.

Przed Tobą ostatnia z prezentowanych metod zarządzania czasem i wyznaczania priorytetów.

Jest to zasada Pareto 80/20, która mówi, że w ciągu 20% zużytego czasu osiągasz 80% swoich wyników. Idąc dalej tym tropem zaplanuj spotkania z najważniejszymi klientami, wspólnikami, ponieważ pozostałe 80% czasu przyniesie Ci tylko 20% korzyści. W świecie biznesu 20% Twoich klientów generuje 80% Twojej sprzedaży etc…

Dlatego teraz zastanów się które to zadania, którzy klienci przynoszą Ci najlepsze korzyści, prowizje, sukcesy etc…i na tym bazuj, poświęć największa uwagę właśnie temu. Skup się na najistotniejszych dla Ciebie sprawach i im poświęć najwięcej zaangażowania.
Skuteczne zarządzanie zespołem i własnym samorozwojem wymaga wysokiej umiejętności zarządzania czasem, zadaniami i projektami.

Na koniec proponuję dla Ciebie ćwiczenie.
Zaplanuj swój dzień, stosując techniki z tego artykułu. Zastanów się po wszystkim, Czu udało Ci się zrealizować wszystkie swe założenia, plany z tego dnia. Jeśli jednak nie udało się, to odpowiedz sobie na pytanie co spowodowało, że danego zadania nie udało Ci się wykonać lub, że wykonałeś je znacznie później.
To ćwiczenie pozwoli Ci uzmysłowić sobie swój dobowy rytm aktywności, a to pomoże Ci efektywniej planować swój dzień pracy.

Mam nadzieję, że ten artykuł okazał się inspirujący i pomocny, a podane wskazówki, wdrożone przez Ciebie przyniosą owocne rezultaty.

Moc z Tobą
Pozdrawiam
Tomasz Kołdrowski – Life&Career Coach, Konsultant Kariery
www.sekretyrozwoju.com

Ps. Jeśli chcesz dokonać wnikliwej analizy Twego potencjału osobistego i zawodowego, chcesz bym pomógł Ci w odkryciu i rozwinięciu talentów, naturalnych predyspozycji i obraniu właściwej ścieżki kariery, jeśli potrzebujesz zaprowadzić głębsze zmiany w swym życiu prywatnym i zawodowym, szukasz kompleksowej pomocy z zakresu life&career coachingu, doradztwa zawodowego, czy krótkoterminowej terapii czuje się swobodnie kontaktując się ze mną. Zapoznaj się z moją ofertą, umów na sesję demo. To pozwoli nam stwierdzić czy chcemy ze sobą pracować i dopasować najlepszą formę pomocy.

Ps 2. Jeśli znasz jeszcze jakieś inne sposoby, lub masz ochotę podzielić się swymi doświadczeniami po zastosowaniu tych wskazówek to ZOSTAW SWÓJ KOMENTARZ.

Podziel się na:
  • Print
  • Digg
  • Facebook
  • Mixx
  • Google Bookmarks
  • Blogplay
  • Blogger.com
  • RSS
  • Twitter
  • Wykop

O Tomasz Kołdrowski

Tomasz Kołdrowski – Life&Career Coach, Konsultant, Diagnosta talentów.
Prywatnie miłośnik samorozwoju, meloman, pasjonat turystyki górskiej i rowerowej.
Poprzez merytoryczne artykuły, szkolenia, doradztwo i coaching pomagam moim klientom realizować cele życiowe, mądrze kształtować swoja karierę, znajdować balans między życiem prywatnym a zawodowym, inspiruję, motywuję, wspieram w odkryciu misji życiowej i w rozwoju potencjału osobistego.

Jeśli szukasz profesjonalnego wsparcia w realizacji najważniejszych celów prywatnych i zawodowych oraz w przeprowadzaniu fundamentalnych zmian życiowych koniecznie skontaktuj się ze mną i umów się na bezpłatną konsultację.

Forma – rozmowa na skype/tel lub na żywo ( Warszawa )

Czas – 60 minut

Poznamy się, opowiesz mi o swojej sytuacji, problemach, trudnościach, wyzwaniach i marzeniach.
Dokonam diagnozy Twojej sytuacji, pomogę Ci ustalić generalny cel rozwojowy i opracować plan działania. Poznasz mnie, moje podejście, metody i wspólnie pomyślimy nad wizją naszej potencjalnej współpracy.

Napisz używając zakładki Kontakt lub bezpośrednio na maila:

coachingdlaciebie( małpka ) wp.pl

Ten wpis został opublikowany w kategorii Kariera zawodowa i oznaczony tagami , , , . Dodaj zakładkę do bezpośredniego odnośnika.

Jedna odpowiedź na „Jak skutecznie organizować swój czas w pracy, by odnosić sukcesy i uniknąć stresu?

  1. Mikołaj pisze:

    planowanie i cele to fundamentalna umiejętność w rozwoju osobistym 🙂

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *